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追いコン幹事の仕事とは?費用や案内メールの書き方

投稿日:2016年11月29日 更新日:

大学のゼミやサークルで年度末によく行われる追いコン。

下級生のうちはとにかく飲んで話して、思い出にふけっていればそれで良かったかもしれません。

しかし、在校生の中での最上級学年になると、そうもいきません。

場合によっては、幹事という立場で追いコンを仕切る必要も出てきます。

今回は追いコンの企画において、必要になってくる仕事の内容についてご紹介します。

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追いコン前日までの幹事の仕事とは?

大きく分けて追いコン幹事の仕事は2つあります。

1つは当日の司会進行です。

人前に立って話すことを苦手にしている人にとってはなかなか辛い仕事です。

乾杯の挨拶や盛り上げるためのゲーム、締めの挨拶、二次会の手配など、やることが多く、悠長にお酒を飲んでる場合ではないぐらい忙しいこともあります。

※追いコン当日の仕事については別の記事で紹介します。

もう1つが今回紹介する事前準備です。

事前準備を細分化すると

①出欠確認
②会場選び
③メニュー選び
④プレゼントの用意
⑤サプライズの用意
という5つの工程があります。

サークルやゼミによっては、その他にもやるべきことがあるかもしれないので、事前に先輩に聞いておきましょう。

①出欠確認
筆者の個人的な意見としては、これが最もネックです。

出欠確認を取ろうとしても、まず全員分の返事は来ないと思ってよいでしょう。

もし全員分すぐに出欠が取れたら、相当恵まれた幹事です。

②会場選び
大学から近いほうが無難でしょう。

メンバーの住まいはそれぞれ違う場所にあ、不平等にならないためにも駅から近い場所が好まれます。

二次会の会場を考慮すると、駅前の方が何かと便利です。
ビジネスメール文章術知らないと恥をかくルールから、そのまま使える文例まで

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追いコンの案内メールの書き方

LINEやメールで案内文を送るにあたって、最低限必要な項目をご紹介し

・まず名乗る
当たり前ですが、あなたがどういった役割を担っているのかを名乗りましょう。

20☓☓年度追いコンの幹事を務めさせていただくことになりました
●●です。

といった具合に書くと良いでしょう。

概要を手短にまとめる

概要とは

・会場
・日時
・(後輩向け)費用

最低限この3つは押さえておきました。

また、「会場は●●で、日時は☓☓で、費用は・・・」といった具合にダラダラと書くのではなく、箇条書きでシンプルにまとめることを心がけましょう。

追いコンの概要は以下のとおりです。

日時:■■月■■日(●)18:00〜
会場:居酒屋▲▲
費用:●●●●円

追いコン開催候補日と回答〆切日を設ける日時をこれから決める場合、メンバーから候補日を聞き出す必要があります。

ここで肝に命じておいて欲しいのですが、こちらから催促しなければ、まず返事は来ないと思ったほうが良いでしょう。

幹事をやれば分かりますが、思った以上に返事をしてくれます。

その人の回答を待っていると、候補日をいつまでも決められず、準備に支障を来す恐れもあるので、締切日を過ぎてからの参加は受け付けないくらいの勢いでも大丈夫だと思います。

告知したにもかかわらず、反応しない方が悪いのですから。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

事前準備だけでもやることは非常に多く、当日を迎える前にやりきった感が出てしまうかもしれません。

しかし、この準備が当日先輩を楽しませることができるか否かの分かれ道になるので、是非手抜かりなく取り組んでください!

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