広告

新社会人

新社会人必見のマナー 電話vsメール 休む連絡とお礼はどっち?

投稿日:2017年1月23日 更新日:

現代のビジネスシーンにおいて欠かせないツールとして電話やメールがありますが、それぞれの場面に応じたマナーを調べてみました。

新社会人の皆さんをはじめ、ぜひこの機会に再確認していただけたらと思います。

スポンサードリンク

社会人として知っておくべきマナー 電話とメール、どっちがいいの?

そもそも、ビジネスの世界で電話とメール、どちらが良い対応になるのでしょうか?

これは、「仕事内容による」が答えです。

現代のビジネスシーンでは、「電話<メール」という意見が多いことがわかりました。

もちろんその人の仕事内容や職場環境、ルールにより違いはありますが、電話はこちらのタイミングでかけることが多く、相手の邪魔をし兼ねないからです。

こちらが急ぎであっても、相手にとってはどうかわからない、もしくは別の仕事をしている可能性もあります。

ではどんな内容であれば電話しても問題ないのでしょうか?

<電話の活用方法>
重要な内容のメールは、きちんと届いているかを必ず電話で確認しましょう。

メールでは伝わりづらい内容を説明したい時、電話をかければ、勘違いを防ぐことができます。

仕事中、作業途中であっても、電話で質問事項を聞きながらメールを作成、受け取りまで確認すると、とても丁寧で素早い対応ができます。

こちらからメールを送ってしばらく返信がない場合は、メールを送信した旨、受け取りについて電話で確認をしましょう。

もしかすると、迷惑フォルダに入っていたり、きちんと相手に届いていない可能性もあります。

さらに急ぎの場合は、メールを送信する前に電話をかけておくことでスムーズに作業を進めることができます。

スポンサードリンク

社会人として知っておくべきマナー 休む連絡はメールでいいの?

体調不良でどうしても出社ができない場合、休みの連絡は「電話」が原則です。

しかし、ここでも会社のルールに合わす事が前提ですので、事前に確認しておきましょう。

最近は、勤怠管理をメールでしている会社も増えてきているようですが、「メールを確認できない場合もある」ということを常に頭に入れておきましょう。

新社会人であればメールでの連絡は好感をもたれないケースが多いです。

さらに、その日にやらなければいけない仕事を抱えている場合には、引き継ぎの連絡も電話でしましょう。

電話で伝わりにくい内容であれば、後からメールで詳細を送ると親切な対応になります。

<メールが絶対ダメではない>
欠勤連絡は「早め」にする事が大切ですが、電話がつながらないケースもあります。

そういった場合はメールでお詫びと一緒に「電話がつながらずメールした」あるいは「こういう状況で電話ができない」、「どういった状況で休むのか」を簡潔にまとめるのが良いでしょう。

必要であれば引き継ぎの件についても触れておきましょう。

社会人として知っておくべきマナー お礼メールのポイント

日頃仕事でお世話になった方へお礼をすることは多いと思います。

これをその都度電話でというのは、上述したように相手の邪魔になることを踏まえ、避けた方が無難でしょう。

<お礼メールで押さえておきたいポイント>

・短く簡潔に・・・1日に大量のメールを受け取る相手に、余計な時間をとらせないようにしましょう。
・書き出しに注意・・・(株)などの省略形は使ってはいけません。「お世話になっております」は必須です。
・名を名乗る・・・□□会社△△部○○(名前)です。
・読みやすさを意識する・・・改行は程よく使いましょう。
・最後に著名を忘れない・・・自分の名刺代わりにもなります。

件名も、「簡潔に、詳細に」がポイントです。

「御礼 ○/○(日にち)の○○の件」といったように、どの件の「お礼」であるのかを意識しましょう。

なお、最後に「まずはお礼申し上げます。なお、ご返信は不要です。」などの一文で締めくくると、相手に返信に対する気を遣わせずに済みます。

お礼メールは、素早く送ることで相手の信頼を得ることにもつながります。

まとめ

いかがでしたか?

最近では電話よりもメールの方が良いという実情に驚いた方も多いのではないでしょうか?

しかし、所属している職場のルールに従うのが基本です。

まずは上司の指示に従い、賢く電話とメールを使い分けられるようにしたいですね。

スポンサードリンク

-新社会人
-, , , , ,

Copyright© 【チエココ】~明日から使える知恵の宝庫~ , 2018 All Rights Reserved Powered by AFFINGER4.