目上の人に何か頼みごとをお願いするのって、勇気がいりませんか？
対面でお願いする場合に伝わるニュアンスも、文章だけだと相手にどう伝わるのか不安で、失敗したくないですよね。
正しくメールでお願いする時のコツ、書き方を知っているとお互い気持ちよくスムーズに仕事を進めることができます。
目上の人にメールでお願い 失敗しない書き方
ビジネスメールを含め目上の人に対するメールは一歩間違うと冷たい印象を与えてしまいます。
相手が協力したいと思ってくれるようなメールには、「自分の依頼で相手の時間を割く」、「相手も忙しいのにもかかわらず、自分のために協力してくれる」という感謝の気持ちと少しの心遣いが必要です。
そこで、絶対に忘れてはいけない言葉を紹介します。
・「お忙しいところ恐縮ですが、～していただけましたら幸いです」
・「お手数をおかけして申し訳ありませんが、アドバイスをいただけますでしょうか」
・「お忙しいところお手数をおかけして恐縮ですが、ご確認をお願い致します」
これらを使えば、失敗することはありません。
内容はだらだらと書くのではなく、簡潔に書きます。
「簡潔」と言ってもただ短くしただけでは、情報不足で相手が疑問に思えばさらにメールのやり取りに時間がかかってしまいます。
＜書き方＞
⒈ 依頼する相手の名前
⒉ 用件
「〜〜で○○が必要になるため」、「○○会社へ提出予定の必要な資料を作成しました」、「〜〜を調べた上で○○について困っています」など、自分の意見も交えながら「必要な内容をわかりやすく書く」ことがポイントです。
依頼内容に期限がある場合には、「〇月〇日〇時までにご連絡いただけると幸いです」と付け加えます。
また、必要に応じて資料も添付しましょう。
⒊ 締めの言葉
⒋ 自分の名前
目上の人にメールでお願い 締めくくりはどうすればいいの？
「よろしくお願いします」だけでは雑でそっけないメールになってしまうので、お願いメールの締めくくりに、上述した一文を使っても良いでしょう。
ただし、締めの言葉の前で既に述べたのであれば、重複しないようシンプルに締めるのが適切です。
以下例文です。
「何卒ご確認よろしくお願い致します」
「お手数ですが、ご確認いただき何かミスがありましたらご連絡いただけますでしょうか」
「お忙しいところ恐縮ですが、ご意見、ご感想をいただければ幸いです。」
目上の人にメールでお願い 絶対に忘れてはいけないお礼
アドバイスや意見をもらって、そこでぷっつり終わる、あるいはお礼に時間がかかってしまっては失礼です。
早急にお礼のメールを入れることを忘れないようにしましょう。
ここで絶対使ってはいけない言葉が、「了解しました」、「取り急ぎお礼まで」というもの。
目上の人にはとても失礼になります。
目上の人へのお礼メールで必ずと言っていいほど使うのが、
・「お手数をおかけしました」
・「お気づかいありがとうございます」
・「ご配慮いただき、ありがとうございます」
・「参考にさせていただきます」
これらを使っておけば間違い無いでしょう。
さらに、プラスαで「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」、「今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします」などを付け加えても良いかもしれません。
まとめ
メールだからこそ言葉選びは慎重にしなければいけません。
それと同時に、レスポンスの素早さで相手に好印象を与えられるかどうかが決まってきます。
次お願いされた時も助けてあげたいと思ってもらえるように正しいメールの書き方・マナーを身につけたいですね。